Не всі товари для офісу однакові: як підібрати те, що реально потрібно команді

Офісні закупівлі часто починаються зі списку найменувань, а не з реальних потреб співробітників. У результаті одні товари для офісу закінчуються занадто швидко, інші роками лежать без використання, а частину потрібних позицій доводиться терміново докуповувати. Щоб цього уникнути, варто підбирати асортимент не за принципом «чим більше, тим краще», а відповідно до особливостей конкретної команди.

Від чого залежить склад офісних закупівель

Універсального набору для кожного офісу не існує. Компанія з десятьма працівниками, великий call-центр, бухгалтерська фірма та креативна агенція мають різний формат роботи, а отже, і різні потреби.

Перед формуванням замовлення варто оцінити кілька параметрів:

• кількість співробітників;
• характер роботи та співвідношення цифрових і паперових процесів;
• наявність кухні або кавової зони;
• площу офісу;
• частоту прибирання;
• інтенсивність використання витратних матеріалів;
• наявність переговорних та інших спільних приміщень.

Такий аналіз допомагає відокремити необхідні позиції від товарів, які лише збільшують бюджет закупівлі. При цьому потреби можуть змінюватися: наприклад, після розширення команди доведеться переглянути кількість паперу, засобів гігієни, кави та інших витратних матеріалів.

Канцелярія: не потрібно купувати все підряд

Канцелярські товари є практично в будь-якому офісі, але їх асортимент має відповідати реальним робочим процесам. Якщо документи майже не друкуються, немає сенсу створювати великий запас паперу та папок. Якщо ж компанія активно працює з договорами, рахунками або архівними матеріалами, потреба буде іншою. 

Необов'язково видавати кожному співробітнику однаковий набір. Частину товарів зручно зберігати централізовано, а персональні матеріали підбирати відповідно до посадових обов'язків.

Господарські товари: орієнтир на кількість людей

У категорії господарських товарів потреби також безпосередньо залежать від чисельності команди та особливостей приміщення. Для офісу, де щодня працює багато людей, витрати на гігієнічні матеріали будуть вищими, ніж для невеликої команди з частково дистанційним форматом роботи.

До регулярного переліку можуть входити:

• туалетний папір;
• паперові рушники;
• серветки;
• рідке мило;
• засоби для прибирання;
• пакети для сміття тощо.

Важливо враховувати не тільки кількість працівників, а й кількість санвузлів, кухонних зон та інших приміщень. Це дозволяє точніше прогнозувати витрати та не створювати надлишковий запас.

Кава, чай і снеки: асортимент для конкретної команди

Продукти для офісу також не обов'язково закуповувати за стандартним списком. Комусь достатньо чаю, кави та води, а в іншому колективі регулярно потрібні різноманітні напої та снеки. Під час формування асортименту можна врахувати кількість працівників, робочих днів та перекусів, одноразового посуду, потребу у воді та напоях. Так вдастся сформувати набір, який використовується щодня.

Кавомашина: вибір за навантаженням

Кавомашина — приклад товару, який особливо важливо підбирати під умови експлуатації. Модель, яка підходить невеликій команді, може виявитися недостатньою для великого колективу з високим щоденним споживанням кави. Перед вибором варто оцінити кількість потенційних користувачів, частоту приготування напоїв та зручність користування.

Офісні меблі: враховуємо простір і формат роботи

Меблі також не мають бути універсальними. Передусім потрібно визначити, скільки робочих місць необхідно організувати та як вони будуть розташовані. При цьому не варто купувати столи лише за принципом максимальної робочої поверхні: надто великі предмети можуть ускладнювати пересування та організацію приміщення.

Як визначити потрібний запас

Одна з поширених помилок — орієнтуватися лише на кількість співробітників. Дві команди однакового розміру можуть витрачати зовсім різну кількість паперу, ручок, серветок або кави. Тому для основних витратних матеріалів варто визначити фактичний середній місячний розхід. Протягом кількох закупівель можна відстежувати, які товари закінчуються найшвидше, а які залишаються невикористаними. Після цього для кожної важливої позиції можна встановити мінімальний запас.

Закупівлі краще будувати на реальних даних

Оптимальний асортимент офісних товарів формується не за одним універсальним шаблоном. Потрібно враховувати чисельність команди, специфіку роботи, споживання витратних матеріалів. Корисно періодично переглядати закупівлі: які позиції закінчуються першими, а що практично не використовується.