По данным международной консалтинговой компании Deloitte, в среднем расходы на переезд офиса составляют от $1500 до $2500 на одного сотрудника. Однако эта сумма может варьироваться в зависимости от множества факторов: размера компании, дальности переезда, объема перевозимого имущества, стоимости новой аренды и т.д.
Планирование бюджета на офисный переезд — ответственная задача, от которой во многом зависит успех всего мероприятия. Чтобы упростить ее, мы собрали для Вас полезные советы от профессионалов, которые помогут справить с ней в разы быстрее.
Что учитывать, планируя бюджет на офисный переезд?
- Стоимость новой аренды. Это одна из основных статей расходов. Заложите в бюджет не только ежемесячную арендную плату, но и депозит за 2-3 месяца вперед. Также учтите возможное увеличение платы за коммунальные услуги и эксплуатационные расходы в новом здании.
- Размер нового офиса. Каждый лишний квадратный метр — дополнительные расходы на ремонт, мебель и оборудование. Но и экономить площадь нужно разумно, чтобы не ухудшить условия труда. Оптимально выделять 6-8 кв.м на человека в офисах открытой планировки. Тщательно просчитайте нужное количество переговорных, зон отдыха, серверных и т.д.
- Помощь подрядчиков. Закладывайте в смету услуги транспортной компании, грузчиков, IT-специалистов, дизайнеров интерьера, если потребуется. Чтобы сэкономить, можно заказать переезд офиса «под ключ» — тут Вы можете подробнее узнать об этой услуге.
- Упаковочные материалы. Не забудьте про коробки, скотч, воздушно-пузырьковую пленку, стрейч-пленку и прочие расходники для переезда. Лучше заказать их с запасом.
- Обновление мебели и техники. Заранее оцените, какую часть обстановки придется докупить или заменить при переезде. Если действующая офисная мебель не вписывается в новый интерьер и планировку, лучше сразу заложить в бюджет покупку новой.
Как выбрать грузовое такси для переезда в новый офис?
При выборе транспортной компании учитывайте следующие факторы:
- Автопарк и оборудование. Уточните, каким транспортом располагает компания, достаточен ли его объем и грузоподъемность для Вашего переезда. Современные мебельные фургоны должны быть оборудованы ремнями для надежной фиксации груза, гидробортами или аппарелями для удобной погрузки. Поинтересуйтесь, предоставляет ли компания такелажное оборудование, упаковочные материалы, услуги профессиональных грузчиков.
- Оценка объема и осмотр. Договоритесь с представителем компании о предварительном осмотре Вашего офиса и составлении подробной описи имущества. Это позволит точнее оценить необходимые ресурсы (количество машин, грузчиков, время работы) и рассчитать бюджет переезда. Например, эта служба грузового такси inka-trans.ua/gruzovoe-taksi делает первичную оценку бесплатно.
- Договор и гарантии. Заключайте договор на оказание транспортных услуг с четким описанием перечня работ, сроков, стоимости. В нем же должны быть прописаны гарантии сохранности имущества и ответственность за его повреждение при погрузке/разгрузке и транспортировке. Уточните, застрахована ли ответственность перевозчика.
- Дополнительные услуги. Поинтересуйтесь, оказывает ли компания сопутствующие услуги: упаковку, маркировку, временное ответственное хранение вещей на своем складе, вывоз и утилизацию мусора. Это поможет избежать лишних хлопот и найти комплексное решение «под ключ».
